Dieser Fall und der Fall „Vorgehensmodell vereinheitlichen und etablieren” beschreiben zwei Phasen derselben Initiative: hier die Erarbeitung in der Ursprungseinheit, dort die Übertragung in weitere Einheiten.
Ausgangslage
Im Maschinenbau endet der Vertrieb nicht mit dem Auftrag, er übergibt ihn. Kriterien und Leistungsumfang sind mit dem Kunden abgestimmt, die Maschine ist verkauft — ab da liegt die Projektabwicklung im Maschinenbau bei der Projektleitung, bis zur Endabnahme und zur Übergabe an den After Sales. In einer Business Unit führten mehrere Projektleiter diesen Weg jeweils nach eigenem Muster. Jedes davon funktionierte für sich, aber Aufwand, Dokumentationstiefe und vor allem der Zeitpunkt von Entscheidungen unterschieden sich von Projekt zu Projekt. Ein Projektstand war damit nur von der Person interpretierbar, die ihn erstellt hatte.
Projektabwicklung im Maschinenbau vereinheitlichen
Vereinheitlichung des Realisierungsprozesses für alle beteiligten Projektleiter: dieselben Phasen von der Auftragsübergabe durch den Vertrieb bis zur Endabnahme und zur Übergabe an den After Sales, mit definierten Freigabepunkten dazwischen. Erarbeitet wurde das mit den Projektleitern, nicht für sie — ein Vorgehen, das gegen die Erfahrung der Anwender festgelegt wird, wird umgangen. Der kundenspezifische Anteil jedes Auftrags blieb unangetastet; verbindlich wurde, wann entschieden wird und woran.
Ergebnis
Projektstände wurden ohne Rückfrage beim jeweiligen Projektleiter lesbar. Vor allem aber liefen die beiden kritischen Übergaben — vom Vertrieb in die Realisierung und aus der Realisierung in den After Sales — gegen einen definierten Stand statt gegen den Kenntnisstand einzelner Personen. Und erst dadurch konnten sich auch die internen Schnittstellen ordnen: Wann werden Ersatzteile angefragt? Wie sehen Freigabedokumente aus? Wer entscheidet zu welchem Zeitpunkt worüber? Solange jeder Projektleiter das anders handhabte, blieb die Projektabwicklung im Maschinenbau Auslegungssache und jede dieser Fragen eine Einzelabsprache — und jede Einzelabsprache ein möglicher Terminverlust.
Weiterführend: Projektstandards für Entwicklungsprojekte einführen