Die einzelnen Bereiche arbeiten gut. Das Problem entsteht dazwischen: an den Übergaben zwischen Abteilungen, zwischen Standorten, zwischen Ihnen und Ihren Lieferanten. Dort gibt es niemanden, dem die Schnittstelle gehört – und genau dort verlieren Projekte Zeit.
Woran Sie erkennen, dass Sie gemeint sind
- Jede Abteilung priorisiert für sich plausibel. Zusammengenommen konkurrieren die Projekte gegeneinander – und durch kommt, wer am lautesten schreit.
- Ein tatsächlich dringendes Thema bleibt liegen, weil es nicht so vorgetragen wurde, dass es bei der Ressourcenzuordnung Priorität bekommt.
- Termine hängen an Standorten oder Lieferanten, deren tatsächlichen Stand niemand belastbar kennt.
- Statusrunden gibt es reichlich. Eine gemeinsame, begründete Reihung gibt es nicht.
Zwei Beispiele aus der Praxis
Zwischen Abteilungen. Technische Projekte wurden in mehreren Abteilungen unabhängig voneinander priorisiert. Jede Reihung war für sich plausibel. Zusammengenommen konkurrierten aber die Projekte gegeneinander – und Mittel bekam, wer am lautesten schrie. Wer ein tatsächlich dringendes Thema hatte, es aber nicht so vortrug, bekam bei der Ressourcenzuordnung keine Priorität. Aufgebaut wurde ein abteilungsübergreifendes Steuerungsmodell: gemeinsame Kriterien für die Bewertung, ein Gremium mit klarer Entscheidungsbefugnis, ein fester Takt, in dem die Reihung überprüft wird. Der schwierigste Teil war nicht das Modell, sondern die Festlegung, welche Informationen nötig sind, damit Dringlichkeit belegt wird und nicht vorgetragen werden muss.
Zwischen Standorten und Lieferanten. Maschinenabnahmen mussten für Kunden in Europa, Asien und Nordamerika stattfinden, ohne dass alle Beteiligten vor Ort sein konnten – bei vollem Gewährleistungs- und Terminrisiko. Aufgebaut wurde ein belastbarer Remote-Abnahme-Ablauf: prozessuale Vorbereitung, kompetentes Personal auf beiden Seiten, Punkt-für-Punkt-Prüfung gegen den Abnahmekatalog. Meine Aufgabe war die Steuerung der Zusammenarbeit zwischen Lieferant, Kunde und Fachbereichen, nicht die technische Ausführung. Ergebnis: termingerechte, dokumentierte Abnahmen ohne Vor-Ort-Präsenz.
Was ich übernehme
Ich übernehme es, abzustimmen oder auch interimistisch zu leiten – an genau den Stellen, an denen mehrere Bereiche zusammenwirken müssen: gemeinsame Kriterien, an denen sich Dringlichkeit belegen lässt, ein Ort, an dem entschieden wird, ein wiederkehrender Termin, an dem der Stand belastbar ist. Das Ziel ist, dass die Reihung von der Sache abhängt und nicht von der Überzeugungskraft der vortragenden Person. Die fachliche Arbeit bleibt in den Bereichen, wo sie hingehört.
Wenn Sie das wiedererkennen, ist der erste Schritt ein Gespräch über die konkrete Schnittstelle, an der es hakt.